Mesmo que as escolas adotem métodos digitais de ensino, aprendizagem e comunicação, a telefonia continua sendo uma parte importante das comunicações de educação infantil ao ensino médio. Professores, administradores e pais são mais propensos a fazer uma ligação do que enviar um e-mail quando se trata de um problema urgente relacionado ao aluno ou uma conversa urgente.
Mas o sistema de telefonia digital legado representou uma série de problemas para o Departamento de Educação do Condado de Solano (SCOE), que fornece serviços, suporte e programas para distritos em todo o Condado de Solano, Califórnia. Steven Ramos, diretor de serviços de informação e tecnologia do SCOE, explicou por que mudar para um moderno sistema de telefonia VoIP na nuvem como o Zoom Phone foi crucial para superar seus desafios nessa área.
Desafio nº 1: um sistema de telefonia "antiquado e difícil de manter"
“Nosso antigo [on-premises] sistema de telefonia digital estava se tornando obsoleto”, comenta Ramos. “Ele era antiquado, caro e difícil de manter do ponto de vista técnico. Precisávamos de um engenheiro de rede para instalar novos telefones.”
Além disso, o sistema de telefonia legado simplesmente não era amigável. “As pessoas não conseguiam descobrir como encaminhar uma chamada. As pessoas não sabiam como verificar o correio de voz a menos que estivessem no escritório”, acrescenta Ramos.
"Não foi preciso um grande exército de técnicos"
Após um teste com o departamento de tecnologia, a equipe de três membros de Ramos implementou o Zoom Phone para 250 usuários na sede do SCOE e em três unidades de ensino. "Não foi preciso um grande exército de técnicos", conta Ramos. “Foi bem tranquilo. Não precisamos de um engenheiro para operar nosso sistema de telefonia agora, o que é ótimo para escolas.”
Desafio nº 2: "mobilidade era um grande problema"
Quando os professores mudaram para novas salas de aula e os administradores mudaram os escritórios, não houve uma maneira fácil de reprogramar os telefones para que os funcionários pudessem manter seus números de telefone existentes.
“O número de telefone não acompanhava a pessoa”, relembra Ramos. "Mobilidade era um grande problema. Quando uma pessoa se mudava para um local diferente, tínhamos que alterar seu número de telefone, reimprimir cartões de visita e diretórios.”
"Um número de telefone para tudo"
“Com o Zoom Phone, assim que o número de telefone de um colaborador é emitido, se torna o número permanente dele”, explica Ramos.
Isso não apenas resolveu questões logísticas relacionadas a cartões de visita e diretórios, mas também permitiu que os funcionários do SCOE se comunicassem facilmente enquanto trabalhavam remotamente durante a pandemia.
“Não precisamos nos lembrar onde as pessoas estão ou perguntar qual número usar. Há apenas um número”, afirma Ramos. "Um número de telefone para tudo. A qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo.”
Desafio nº 3: falta de privacidade para os educadores
Depois que o SCOE migrou para o ensino remoto, os educadores não tinham mais acesso aos telefones da escola para entrar em contato com pais e alunos.
“Esse era um grande problema nas escolas”[during COVID], conta Ramos. “Qual telefone eles usam? Quando não estão no campus, eles têm que fazer chamadas de um celular pessoal. Isso cria problemas relacionados com a responsabilidade. Você nem sempre quer que os alunos e famílias tenham o número privado do professor.”
"Seu número comercial é seu número comercial"
“O Zoom Phone oferece aos colaboradores uma solução para o problema de usar um telefone celular pessoal para conduzir negócios do governo”, conta Ramos. “É extremamente importante para escolas e entidades públicas. Com o Zoom Phone, seu número comercial é seu número comercial. É o número do seu escritório, seu número de SMS e seu número de celular.”
Mais recursos do Zoom Phone em que os professores e colaboradores do SCOE confiam
De acordo com Ramos, esses recursos do Zoom Phone são particularmente valiosos para ajudar professores e colaboradores a se comunicarem e realizarem seus trabalhos remotamente:
- Filas de chamadas — “Montamos uma linha de suporte aos pais que liga para seis pessoas em uma fila de chamadas para garantir que a ligação chegará a um ser humano. Não conseguiríamos ter feito isso com nosso antigo sistema de telefonia.”
- Identificação de chamadas realizadas — “Você não precisa divulgar seu celular pessoal para ninguém.”
- Mensagens SMS — “Quando os professores usam seu celular pessoal para comunicação SMS do trabalho, isso torna todo o seu arquivo de mensagens de texto potencialmente detectável. Dizemos aos colaboradores que todas as mensagens de e para famílias e alunos devem passar pelo canal Zoom.”
- Softphone — “Podemos fazer nosso trabalho com um quarto dos telefones de mesa. Faz mais sentido conversar por telefone usando o softphone do seu computador.”
- Diretório Zoom — “Não preciso procurar um diretório. Pego meu telefone e vou para o diretório Zoom, digito um nome e conecto.”
- Delegação de chamadas — “Antes, precisaríamos de um engenheiro de rede para programar nosso sistema de telefonia digital. A delegação de chamadas é um daqueles recursos ocultos que funcionam extraordinariamente bem."
- Transforme em reunião — “É muito importante poder transformar uma chamada em uma reunião para que eu possa compartilhar a tela.”
