A pandemia Covid-19 teve uma vítima insuspeita em Portugal, que foram os próprios hospitais. Não me refiro aqui aos milhares de casos de terapêuticas administradas, pela falta inicial de recursos para uma situação de emergência desta natureza, nem pelo esforço quase sobre-humano e verdadeiro heroísmo dos profissionais de saúde. Refiro-me sim à situação de emergência que fez com que metade dos hospitais nacionais caíssem numa situação de ilegalidade desde 18 de abril no que à faturação eletrónica diz respeito.
A fatura eletrónica com a administração pública é obrigatória, desde 18 de abril de 2019, para os serviços da administração direta do Estado e os institutos públicos. Estes organismos estão obrigados a utilizá-las em exclusivo após a publicação do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, que transpôs a Diretiva Europeia 2014/55/EU. A legislação tornou obrigatória a emissão de faturas eletrónicas para empresas que trabalham com organismos públicos, promovendo assim a transformação digital.
O Decreto-Lei n.º 123/2018 definiu os prazos legais e estabeleceu até 18 de abril de 2020 para restantes organismos públicos e entidades administrativas independentes que não estavam abrangidos pela primeira fase, até 17 de abril de 2020 para as grandes empresas, e até 31 de dezembro de 2020 para as micro, pequenas e médias empresas
No entanto, o Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, no âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto de pandemia da doença COVID-19 veio – e oportunamente, na nossa opinião – alterar os prazos estabelecidos pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, passando os fornecedores da Administração Pública a ser obrigados a emitir faturas eletrónicas, a partir de 1 de janeiro de 2021, 1 de julho de 2021 e 1 de janeiro de 2022, consoante sejam grandes, pequenas e médias ou microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes, respetivamente.
Dito de outra forma, nada mudou na calendarização da obrigatoriedade de adoção para os hospitais públicos de implementar sistemas de faturação eletrónica a partir de 18 de abril, estando em incumprimento legal desde então todas as unidades que ainda não o fizeram.
Pelo que constato diariamente, até ao início de abril, o número de entidades de saúde pública que tinha já implementado procedimentos de faturação eletrónica ultrapassava em pouco a centena. Ou seja, cerca de metade do total de hospitais públicos. O quadro de pandemia e a produção legislativa vieram atrasar um processo que já conhecia demoras em várias unidades, com o Decreto-Lei nº 14-A/2020 de 7 de abril a ser frequentemente mal interpretado e utilizado por entidades públicas como argumento para iludir a situação – grave, a meu ver – de incumprimento em que estão há cerca de dois meses. Se os hospitais públicos eram das entidades mais atrasadas na implementação da faturação eletrónica em toda a Administração Pública, a emergência nacional causada pela pandemia veio piorar esta situação ainda mais, com a agravante de cerca de metade do total estar já a infringir a lei.
Esta é uma situação quase caricata quando a grande maioria do ecossistema de fornecedores dos hospitais públicos se preparou de forma séria e completa para a entrada em vigor da faturação eletrónica em abril, encontrando-se as farmacêuticas e empresas de dispositivos médicos já a faturar eletronicamente às entidades que têm essa exigência legal, mas que não cumprem.
A não solução da fatura digitalizada
Deparamo-nos todos os dias com soluções criativas de hospitais públicos que procuram nas faturas digitalizadas por e-mail uma “ponte” entre a situação anterior e a implementação de sistemas robustos de faturação eletrónica. Uma fatura eletrónica é uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico, e a faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta para depois ser enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. E muitas vezes esta alegada confusão é sublinhada pelos mesmos profissionais com responsabilidade na implementação destes sistemas e com obrigação de conhecer o enquadramento legal e os benefícios a nível de poupanças e eficiência que estão a privar às organizações pela demora na implementação da faturação eletrónica.
Os custos escondidos e as poupanças que ficam por fazer
Os processos eletrónicos e automatizados de faturação resultam em poupanças superiores a 60% comparativamente ao processo de faturação convencional, segundo a consultora internacional Billentis. No caso dos hospitais, enquanto entidade recetora de faturas, o custo de processamento de uma fatura eletrónica está estimado em 6,40 euros face aos 17,60 euros de uma fatura em papel. Basta multiplicar a poupança de 11,2 euros por fatura pelo número de faturas recebidas por ano por cada hospital que não tem ainda um sistema de faturação eletrónica implementado, para compreender o elevado volume de poupanças que se perdem por via desta ineficiência. Temos ainda os recursos humanos ocupados em tarefas mecânicas e burocráticas quando poderiam estar a contribuir para a organização de forma mais produtiva e eficiente. O maior rigor dos dados pela automatização do processo e redução de erro humano, a maior segurança e a confidencialidade da informação são outras das mais-valias da faturação eletrónica que possibilitam uma otimização de toda a cadeia de abastecimento do setor hospitalar.
As 33 Entidades Hospitalares do Sistema Nacional de Saúde que têm implementadas soluções de faturação eletrónica da Saphety, estão já a colher os frutos desse investimento, como é o caso do Centro Hospitalar de S. João no Porto ou do Centro Hospitalar Universitário de Lisboa Norte, que integra o Hospital de Santa Maria em Lisboa. As poupanças anuais estimadas variam entre os 50 mil e os 900 mil euros, consoante a dimensão das Unidades. É urgente que os restantes se apressem e implementem os sistemas necessários para com isso otimizarem as relações comerciais com os seus fornecedores, beneficiarem das poupanças inerentes e assegurarem o cumprimento da legislação em vigor.
Pedro Sepúlveda
VP Sales
Saphety
