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Caso de Sucesso: ALLOGA-LOGIFARMA

Por BI4ALL

Dedicada exclusivamente à logística farmacêutica, a Alloga-Logifarma foi criada em 2019, resultando da fusão de dois pré-grossistas, a Alloga e a Logifarma, que já operam em Portugal desde 1997.

Sendo o primeiro objetivo proporcionar aos seus clientes uma armazenagem e distribuição de grande qualidade e rigor, satisfazendo os mais exigentes padrões da indústria farmacêutica, a Alloga-Logifarma atua como distribuidor primário das empresas ligadas à área do medicamento e dos cuidados de saúde.

A Empresa

A empresa dedica-se à prestação de serviços logísticos para terceiros, tendo nos últimos anos tido um crescimento acentuado. Com o aumento de clientes, a empresa foi alargando os serviços prestados ao mesmo tempo que procurava soluções que permitissem reduzir custos, otimizar e torná-la mais eficaz.

Atualmente tem dois armazéns, na zona de Sintra, onde armazenam produto, e três plataformas de cross-docking no Porto,  Algarve e Castelo Branco. Depois de receberem os produtos que vêm dos laboratórios, armazenam, preparam e entregam em armazenistas, farmácias e hospitais.

Desafio

Diariamente, a Alloga-Logifarma recebe dezenas de fornecimentos de unidades de produção espalhadas pelo mundo, maioritariamente pela Europa. A acompanhar os produtos vêm packing lists, que trazem o detalhe dos mesmos. Em 2020, representaram 150 laboratórios, o que equivale a 500 mil encomendas preparadas e 100 milhões de unidades expedidas no mercado nacional.

A empresa posiciona-se entre o laboratório e o armazenista pelo que, segundo a mesma, sofre pressão de ambos os lados e cria alguns desafios na altura de pedir para agilizar ou sistematizar processos até porque a maioria dos serviços de IT dos laboratórios não está sediada em Portugal.

Além disso, o processo de receção e a introdução da informação nos sistemas torna-se moroso e passível de erro quando introduzido manualmente. Como adianta João Gomes, Diretor de Operações, por dia recebem cerca de 50 camiões que representam 640 paletes “estamos a falar,  de packing lists com dezenas de páginas e centenas de linhas que têm de ser validadas e introduzidas manualmente, o que exige recursos e tempo disponíveis para sua análise”.

A Inteligência Artificial e a Automatização de Processos

Surge assim a necessidade do desenvolvimento de uma solução de Inteligência Artificial (IA), que detete a informação automaticamente vinda nas packing lists e registe em sistema essa mesma informação.

“Dada a dispersão de clientes, temos mais de 150 laboratórios, que podem ter vários fornecedores cada um, e a dispersão geográfica de onde vem esses produtos e informações, torna complexo montar um sistema global que capte toda a informação necessária. Daí partimos para uma solução de IA que começa quando os produtos chegam ao nosso armazém”, explica João Gomes.

Se inicialmente houve alguma relutância à mudança por parte dos colaboradores, rapidamente todos os intervenientes reconheceram os benefícios que a solução trouxe ao processo de interpretação das packing lists, como uma melhor organização da atividade, aumento da produtividade, melhor serviço ao cliente e redução de custos.

O grande objetivo é a inserção automática da informação que chegava em papel e era posteriormente introduzida manualmente. Embora o armazém da Alloga-Logifarma já possua há muitos anos um sistema de gestão de armazéns, os dados eram introduzidos de forma manual através de uma pistola de radiofrequência que estava ligada ao sistema de gestão de armazéns.

Até então, os operadores liam o código de barras do produto e introduziam manualmente o lote, a quantidade, a data de validade e alguns parâmetros, como, por exemplo, o número de unidades por caixa. Hoje se tiverem a packing list que acompanha a mercadoria, esses dados são introduzidos automaticamente, havendo depois um processo de impressão de etiquetas.

Assim, ao dia de hoje, os dados são captados por digitalização e entram diretamente no sistema de gestão de armazéns, o que permitiu normalizar a informação e tê-la facilmente acessível.

Maior eficiência, mais agilidade e maiores vantagens competitivas

A BI4ALL desenvolveu uma solução de IA que interpreta toda a documentação e comunica diretamente com o sistema de gestão de armazém. Com a informação consolidada numa plataforma, o processo tornou-se mais fácil, semi-automático e menos passível de erro.

Há hoje uma melhor organização da atividade, os colaboradores estão alocados a trabalhos menos repetitivos e a empresa ganhou maiores vantagens competitivas face a concorrência.

“Cada vez mais, os nossos clientes exigem a redução dos lead times. Como tal, para alcançar o objetivo de redução do tempo entre uma mercadoria chegar ao nosso armazém e estar disponível para sair para o mercado, desenhamos processos que nos permitiram reduzir este lead time de receção”, refere João Gomes.

Com processos mais ágeis e eficientes, a Alloga-Logifarma conseguiu assim reduzir o tempo de disponibilização de produto ao mercado e aos clientes, que aumentaram o seu nível de satisfação pois conseguem colocar os produtos em venda de forma mais rápida. O responsável refere que “os principais benefícios foram a redução do lead time de entrega, o aumento de produtividade, a redução de erros e a antecipação da informação. Houve ainda um projeto paralelo de agendamento de mercadorias, com o objetivo de sabermos o que vamos receber no dia seguinte e conseguirmos identificar os produtos que estão em falta no sistema de gestão de armazéns”, detalha.

Para além da redução dos lead times de entrega e a diminuição dos erros, há ainda vantagens para o negócio, e os próprios clientes ficam satisfeitos ao trabalhar com um parceiro tecnologicamente avançado.

Infografia Logifarma

Futuro

A Alloga-Logifarma quer continuar a evoluir e estar na vanguarda da tecnologia, até porque reconhece que isso é uma vantagem competitiva face aos concorrentes. Quanto ao Futuro, João Gomes explica que este projeto foi iniciado na área da receção de mercadorias e, neste momento, já se está a desenvolver uma solução de IA para dentro do armazém. O objetivo é “ter uma solução de IA a fazer a arrumação dos produtos dentro do armazém e ser essa solução a organizar a preparação de pedidos. Em 2021, teremos este projeto concluído”.

No caso da solução para a arrumação, o objetivo é mediante a carga que exista, a própria solução definir o que arrumar e em que zona, tendo em conta pressupostos, como a rotação de produtos ou o próprio peso da mercadoria. Num armazém de 18 mil m2, ter um operador a fazer movimentos não produtivos significa muitos quilómetros percorridos ao fim do dia, o que além de tempo despendido representa um custo acrescido.

A organização tem ainda uma área de dermocosmética, que tem muito mais referências e uma grande variedade de produtos sazonais, bem como campanhas e produtos com diferentes imagens o que trouxe uma enorme variabilidade de processos. “Sentimos cada vez mais essa dificuldade porque passamos de 2 mil para 15 mil referências para gerir no armazém. O que nos obriga a ter uma solução que nos ajude a tratar muitos dados e com muita variabilidade” refere o Diretor de Operações.  Por isso, a expectativa é que liberte as pessoas que fazem uma gestão intermédia da análise de dados e que passe a ser a solução de IA a organizar o trabalho tanto na preparação de produtos como na arrumação de encomendas.

A logística é um setor que trabalha com margens apertadas, logo o tempo é um fator determinante para uma melhoria do serviço ao cliente.

A Solução

Dashboard Logifarma