A Empresa
Com mais de 1250 colaboradores atualmente, a VARO nasceu em 2012 através de um investimento conjunto entre a Vitol (commodity trading) e a Carlyle Group (investment) para colmatar necessidades de venda e distribuição de produtos petrolíferos na Europa Ocidental.
A VARO tem como objetivo a liderança neste segmento de mercado fornecendo crude às suas refinarias (uma na Suíça e outra na Alemanha) onde fabricam produtos como gasolina, gasóleo, óleo de aquecimento, entre outros. Estes produtos são então transportados, armazenados e, por fim, vendidos aos seus clientes.
Com uma média de produção de 16.500 barris por dia, a VARO estabeleceu-se como uma empresa experiente, segura e confiável que opera na Suíça, Alemanha, Benelux e França.
O Desafio
O principal desafio que a VARO enfrentava era a criação de uma solução sustentável, flexível e escalável que permitisse numa primeira fase apoiar as necessidades operacionais mais prementes e que funcionasse, em fases posteriores, como alicerce de toda a solução analítica.
Antes da implementação do Analytics, a empresa deparava-se com “um enorme volume de dados originários de diferentes fontes e tinha uma enorme dificuldade em integrar e agregar todos esses dados. Muitos colaboradores estavam a despender de muito tempo a trabalhar em spreedsheets complicadas e com resultados que não compreendíamos. Uma não compreensão dos dados, controlo e ineficiências originavam muitos problemas” refere Tom Rowe, Group Treasurer and Risk Manager.
Assim, em 2016, a BI4ALL foi selecionada para desenvolver e implementar o Anaytics da empresa, altura em que era tudo puramente manual e a parte do negócio tinha bastante dificuldade em conseguir que os dados estivessem numa única plataforma, de forma a terem uma visão a 360 graus de muitos processos cruciais. A empresa concentrou-se em abordar os processos financeiros e comerciais e ficou decidido antecipadamente construir um Data Warehouse já com uma visão a longo prazo.
Segundo Daniel Cadete, IT Manager of Digitalization & Data Analytics da VARO, é muito importante que “os dados estejam disponíveis e prontos para serem usados por todos na empresa para estimular mais análises self-service, ou seja, para que o negócio faça a sua própria análise sem necessitar de falar com o departamento de Tecnologias de Informação. A empresa quer ter negócios a operar totalmente numa boa base”. Além disso, ressalva que “há muitos dados que são produzidos na indústria do petróleo, logo era necessário combinar essas informações com os próprios dados da empresa e produzir insights sobre isso. O objetivo é ter mais equipas a trabalhar com ferramentas e soluções de Analytics, tendo os dados disponíveis para que possam ser usados por todos na organização”.
Maior eficiência, mais agilidade e melhores decisões
Foi iniciado um projeto chave na gestão da eficiência da cadeia logística. O IT Manager of Digitalization & Data Analytics, Daniel Cadete, explica que “ao invés de apenas automatizar, o que se fez foi trazer mais valor e dar ao departamento mais informações do que o que eles tinham antes, e vemos muitas melhorias na área financeira, o CFO tinha basicamente de compilar todos os dados de forma manual para obter uma visão a 360 graus dos processos e agora com um único clique, ele consegue ver tudo de uma vez”.
Para o CIO, Daniel Wicki, “O Analytics é uma parte muito importante da estratégia de TI, pois permitiu que as áreas de negócio da VARO passassem a analisar os seus dados de uma forma que nunca tinha acontecido antes, o que permite que sejam tomadas muito melhores decisões com base nos dados que possuem”.
Por seu lado, a Group Cash Manager, Virginia Sigrist, salienta as vantagens que as soluções de Analytics trouxeram ao seu dia-a-dia: mais eficiência e menos tempo na procura e análise da informação. Se antes, era necessário efetuar vários relatórios por dia, das várias empresas do grupo, o que levava a que despendesse muito tempo, para além da dificuldade de acesso aos sistemas. “Agora eu tenho muito mais tempo para me focar em pontos específicos do negócio, para melhorar certos processos, também considero que a colaboração entre as equipas é muito melhor, fica muito mais fácil de colaborar e torna tudo mais eficiente”, refere Virginia Sigrist.
“Tem sido muito interessante, porque, nos últimos três anos, vimos o negócio transformar-se e temos realmente mais análises. Isso ajuda nas tarefas diárias, o que permite que os colaboradores se concentrem mais em tomar decisões e a melhorarem o seu trabalho diariamente”, refere Daniel Cadete.
Solução
A solução tecnológica implementada na VARO começou por dar resposta aos departamentos operacionais – Tesouraria e Logística – para apuramento, respetivamente, de forecast de tesouraria e de reconciliação de stocks entre vários sistemas.
Gradualmente, a solução foi sendo estendida a outros departamentos / áreas, como, por exemplo, direção financeira, vendas, controlo de refinarias, cadeia de abastecimento, retalho, sendo hoje em dia a principal ferramenta de analytics de cerca de uma centena de utilizadores.
Hoje em dia, a solução evolui no sentido de proporcionar uma atualização cada vez mais célere (numa perspetiva near-real-time), bem como uma capacidade crescente de self-service que permita aos utilizadores não só consumir, mas também trabalhar e enriquecer a informação com os seus insights.
Segundo o IT Manager of Digitalization & Data Analytics, Daniel Cadete, “a estratégia para o futuro é capacitar mais equipas com Analytics, porque a VARO quer ter a certeza de que todas as equipas têm ao seu dispor uma boa base de ferramentas e soluções de análise”.
Os colaboradores da BI4ALL são muito, muito qualificados, tecnicamente são de alto nível, e não se concentram apenas em fazer a parte técnica, mas sim na entrega de valor para o negócio e em realmente fazer mais do que aquilo que foi pedido.
A excelência da BI4ALL tem sido um fator chave para a VARO começar a trabalhar com BI e Analytics e desenvolver a sua plataforma. O valor que tiramos disso é enorme e a BI4ALL continuará a ser um parceiro nos próximos anos para desenvolver ainda mais e aproveitar ao máximo os nossos próprios dados.
As soluções de Data Analytics trouxeram mais eficiência e menos tempo na pesquisa e análise de informações. Se antes era necessário fazer vários relatórios por dia, das mais diversas empresas do nosso grupo, que demoravam imenso tempo, além da dificuldade de acesso aos sistemas. Agora tenho muito mais tempo para me focar em pontos específicos do negócio, para melhorar certos processos, e também considero que a colaboração entre as equipas é muito melhor, fica muito mais fácil de colaborar e torna tudo mais eficiente.
Aprendemos o que precisávamos muito rapidamente e todos nós ficamos muito bem impressionados com o trabalho da BI4ALL. Eu recomendaria definitivamente a BI4ALL a outras organizações.
