HROps, a Solução para os Procedimentos no setor Público

Por BI4ALL

Os processos de recrutamento variam consoante as necessidades das organizações e, como resposta a este desafio, a BI4ALL criou o HROps. O HROps respeita a lógica complexa associada aos procedimentos concursais públicos desde o tratamento simultâneo e igualitário de candidatos, à emissão de atas, comunicação dos resultados e aos períodos para efetuação e análise de alegações ao longo das várias etapas do procedimento.

HR HOPS1

O HROps surge assim como a ferramenta adequada aos desafios e especificidades de todas as fases dos procedimentos concursais públicos, contribuindo para uma maior eficiência na gestão das etapas que detalhamos de seguida:

Criação da Oportunidade

A Criação de Oportunidade marca a abertura de um novo processo de recrutamento em qualquer organização.

Esta ação encontra-se, ainda hoje, associada a um vasto número de atividades manuais que potenciam uma elevada alocação em número de horas e recursos humanos para a concretização das mesmas. Estruturar o processo da oportunidade, receber candidaturas, extrair informação de candidatos, marcar reuniões com os mesmos,  gerir vagas e redigir atas constituem a maioria das tarefas manuais levadas a cabo pelos profissionais dos recursos humanos, que podem ser facilmente mitigadas com a solução HROps.

O HROps garante assim uma maior capacidade de resposta e facilidade de gestão dos concursos, através de:

  • Uniformização dos processos e redução do tempo despendido na configuração dos mesmos;
  • Aumento da organização documental que leva à centralização da informação e facilita a sua leitura, impactando a execução do próprio procedimento concursal;
  • Uma solução com elevado grau de adaptabilidade perante o nível de especificidade de critérios para a criação de procedimentos concursais;
  • Eliminação da necessidade de utilização de vários softwares e ferramentas ao longo do processo.

Publicação de Oportunidade

Enquanto segunda fase do processo, é marcada pela receção de candidaturas e pela análise da conformidade dos dados dos candidatos interessados na mesma. Para o efeito, as oportunidades estão normalmente associadas a um canal oficial de comunicação da organização que constitui a única fonte válida para a partilha de oportunidades e a recepção de candidaturas.

O maior desafio encontrado nesta fase prende-se com as respostas às oportunidades, na medida em que acabam por ocorrer candidaturas por vias alternativas que comprometem a participação dos candidatos no processo. Em paralelo, existe também a dificuldade em fechar a oportunidade de acordo com a data e hora legalmente estipuladas, dificultando a seleção de candidatos cumpridores destes requisitos.

Por outro lado, surge a necessidade de aplicação das regras de GDPR como a anonimização dos dados de candidatos e a confirmação manual da submissão de todas as informações obrigatórias. Em adição, sempre que existe informação em falta é necessário o contacto individual dos candidatos para fornecimento dos dados, potenciando um maior consumo de tempo e recursos humanos.

O HROps surge como uma solução para os desafios encontrados através de:

  • Criação de uma página web única para comunicação da oportunidade e respectiva recepção de candidaturas de forma automatizada;
  • Validação automática do preenchimento dos campos obrigatórios, garantindo à partida o fornecimento de todos os dados necessários;
  • Remoção da página de forma automática e de acordo com a data e hora de fecho previamente estipuladas pela organização;
  • Garantia do tratamento de dados conforme a lei em vigor, evitando tempo gasto na anonimização manual dos mesmos;

Receção de Candidaturas

A fase de Receção de Candidaturas é marcada pela gestão da informação recebida através da triagem/validação de candidaturas.

No seguimento das tarefas manuais identificadas na fase anterior, também esta é caracterizada pelo consumo excessivo de tempo dos recursos humanos em tarefas como a análise manual de CV’s e triagem curricular, que originam um volume considerável de falhas.

O HROps assume-se como uma solução para os desafios identificados na medida em que inclui:

  • Integração automática de CV´s na plataforma;
  • Submissão manual (se necessária), de acordo com os mesmos requisitos considerados na submissão automática;
  • Ferramenta de triagem semi-automática, alavancada por uma algoritmo de inteligência artificial e capaz de:Interpretar a informação de um CV;Preencher automaticamente fichas de candidatos;Avaliar e concluir a viabilidade de participação do candidato no processo, de acordo com os requisito;
  • Interpretar a informação de um CV;
  • Preencher automaticamente fichas de candidatos;
  • Avaliar e concluir a viabilidade de participação do candidato no processo, de acordo com os requisito;
  • Ferramentas de gestão de candidatos por oportunidade, facilitando a gestão de múltiplos concursos e candidatos numa só plataforma;

Provas de Seleção

As Provas de Seleção constituem poderosas ferramentas de avaliação de candidatos, constituídas pela Avaliação Curricular, Provas de Conhecimento, Avaliação Psicológica e Entrevista de Competências que têm de ser contempladas durante o processo e que requerem a utilização de múltiplas plataformas para a sua execução.

Atualmente, a utilização de plataformas diversas para o acesso e gestão da documentação gerada pela realização das provas de seleção dificulta a agilidade dos processos e potencia a falha humana pela descentralização da informação.

Neste sentido, o HROps assume-se como uma vantagem competitiva através de:

  • Integração dos métodos de avaliação em diferentes fases dos processos;
  • Criação de formulários customizados e reutilizáveis;
  • Envio de testes para candidatos, sejam estes internos ou externos à plataforma;
  • Calendarização das avaliações de forma integrada, garantido que todos os candidatos passam pelas mesmas fases em simultâneo,
  • Armazenamento da informação de entrevistas em segurança e conforme as regras de GDPR.

Audiência de Interessados

O candidato pode recorrer sobre a decisão de cada prova pela convocação de uma Audiência de Interessados, em caso de não concordância com a nota atribuída na avaliação.

Durante a Audiência de Interessados são geradas atas cuja criação é maioritariamente manual associada à inexistência de um repositório estruturado e à necessidade de sucessivas revisões.

Através do HROps, é possível:

  • Automatização da geração de atas;
  • Definição e gestão de templates;
  • Edição dos documentos da oportunidade, sempre disponíveis em formato word ou pdf.

Resultados Finais

A comunicação dos resultados dos procedimentos concursais aos candidatos exige o envio de emails individualmente.

Dado o elevado número de candidatos associados é bastante difícil para as equipas de recursos humanos aceder e gerir esta informação.

Neste sentido, o HROps inclui um sistema automático de envio de emails para candidatos, capacitado para a definição de:

  • Uma mensagem geral comum a todos os candidatos;
  • Várias mensagens personalizadas com base no estado de aprovação de cada candidato.

O HROps  é um produto desenvolvido pela BI4ALL, com o objetivo de otimizar a gestão de recursos humanos. Para além do módulo de Recrutamento, que está também disponível para o setor privado, o produto pode incluir o Módulo de Avaliação de Performance, Avaliação Periódica, Training, Área Pessoal (composta pelo Registo de Horas, Marcação de Férias, Registo de Despesas e Registo de Ajudas de Custo).

Uma solução em constante desenvolvimento que pode ser adquirida como produto pronto a usar ou SAAS 

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