1. Guia para calcular custo por quilómetro rodado em viagens de empresa
Calcular portagens e combustível é uma tarefa rotineira para os viajantes de negócios. O gasto total de ambos os conceitos será essencial para determinar os custos da viagem e poder solicitar o reembolso correspondente.
Normalmente, as empresas adotam uma política interna para o reembolso de despesas de deslocação, onde definem um valor por quilómetro percorrido. Esse valor pode variar de acordo com a categoria profissional, o tipo de veículo utilizado e a finalidade da deslocação. Também pode ser acrescido com despesas associadas como portagens e estacionamentos.
Para calcular os custos de quilometragem da viagem, deve seguir os seguintes passos:
- Passo1: Registe o itinerário. Anote o ponto de partida da rota, o destino e quaisquer paragens intermediárias ao longo do caminho.
- Passo 2: Utilize aplicativos ou ferramentas online de mapeamento para calcular a distância total percorrida entre os pontos registados. Insira os locais de partida e destino para calcular o itinerário e obter a distância total em quilómetros.
- Passo 3: Identifique o valor de reembolso por quilómetro. Consulte as políticas da sua empresa ou os instrumentos de regulamentação coletiva de trabalho aplicáveis para determinar o valor de reembolso por quilómetro em viagens de empresa. Geralmente, esses valores são estabelecidos em convenções coletivas, acordos de empresa ou políticas internas.
- Passo 4: Calcule outros custos associados. Além da quilometragem, leve em consideração outros custos associados à viagem de empresa. Isso pode incluir despesas com estacionamentos ao longo do percurso ou no destino final, bem como custos de portagens durante a viagem. Anote esses custos separadamente para incluí-los no cálculo final.
- Passo 5: Considere fatores que influenciam os custos finais. Se a política de despesas da empresa permitir, observe outros aspetos como o consumo médio do veículo utilizado na viagem e o preço do combustível. Caso sejam conhecidos, use esses valores para estimar os custos de gasolina com maior precisão.
- Passo 6: Calcule o custo total da quilometragem. Multiplique a distância total percorrida pelo valor de reembolso por quilómetro aplicável. O resultado será o custo da quilometragem para a viagem de empresa. Se houver outros fatores que influenciam os custos finais, (como portagens e estacionamentos) adicione-os também. O resultado será o custo total estimado da viagem de empresa, levando em consideração todos os elementos relevantes.
- Passo 7: Guarde todos os registos e documentação relevantes, como o registo da rota percorrida, os comprovativos de despesas de combustível (caso seja aplicável), e quaisquer outros documentos exigidos pela empresa para comprovar a quilometragem e os custos incorridos. Lembre-se de guardar também a documentação de todas as despesas associadas, como recibos de estacionamento, de combustível e faturas de portagens, para apresentação no processo de reembolso.
É importante salientar que as políticas de reembolso e os valores de quilometragem podem variar de empresa para empresa. Verifique as políticas internas da sua empresa e consulte os instrumentos de regulamentação coletiva aplicáveis para obter informações precisas sobre como calcular e solicitar o reembolso de quilometragem em viagens de empresa.
2. Como calcular portagens em Portugal
Uma portagem é uma taxa ou tarifa cobrada pelo uso duma determinada infraestrutura rodoviária, como autoestradas, pontes, túneis ou vias expressas. O objetivo da cobrança de portagens é financiar a construção, manutenção e operação dessas infraestruturas.
Quando um condutor passa por uma portagem, é necessário efetuar o pagamento correspondente, que pode variar dependendo do tipo de veículo, da distância total percorrida ou da classe de portagem.
Em Portugal, as portagens são frequentemente aplicadas em autoestradas e pontes, onde os condutores pagam uma taxa para utilizar essas vias de alta velocidade e infraestruturas associadas. Existem diferentes métodos de pagamento, como dinheiro, cartões pré-pagos ou sistemas eletrónicos de pagamento, como o Via Verde.
Para calcular o valor das portagens em viagens de empresa em Portugal, siga as seguintes etapas:
2.1 Identifique as autoestradas e vias com portagens
Antes de tudo, verifique quais autoestradas e vias em Portugal possuem portagens. Isso pode ser feito consultando informações atualizadas disponíveis em sites de entidades responsáveis pelas portagens, como Infraestruturas de Portugal (IP), a Brisa ou outras concessionárias de autoestradas.
2.2 Calcular portagens online
Defina o seu itinerário e use algum dos calculadores disponibilizados pelas entidades responsáveis pelas portagens, como a Brisa ou a IP. Selecione a origem e o destino (pontos intermédios, caso seja necessário), o tipo de veículo e confira os quilómetros a percorrer e o valor das portagens.
É importante lembrar que os valores das portagens variam de acordo com o tipo de veículo, a classe de portagem (por exemplo, Classe 1, Classe 2, Classe 3) e a distância percorrida. Além disso, algumas autoestradas podem ter sistemas eletrónicos de pagamento, como Via Verde, que oferecem descontos ou facilidades de pagamento.
Lembre-se de manter os recibos ou comprovativos de pagamento das portagens para fins de reembolso e documentação adequada das despesas de viagem de empresa.
3. Diferenças entre quilometragem e ajudas de custo
Em Portugal, a quilometragem e as ajudas de custo ao transporte são conceitos distintos, embora ambos estejam relacionados com as deslocações necessárias no exercício das funções do trabalhador.
- Quilometragem, refere-se à distância percorrida durante uma deslocação, seja utilizando um veículo próprio, de aluguer ou um veículo fornecido pela empresa. O cálculo da quilometragem é utilizado para determinar os custos associados às deslocações, como o reembolso por quilómetro percorrido ou o valor a ser considerado para deduções fiscais relacionadas com despesas de deslocação. É importante ressaltar que os valores de reembolso por quilometragem devem ser justos e razoáveis, levando em consideração os custos efetivos incorridos pelo trabalhador durante a deslocação.
- Por sua vez, as ajudas de custo ao transporte são uma compensação financeira concedida aos trabalhadores para cobrir os gastos relacionados com deslocações necessárias no exercício das suas funções. Essa compensação destina-se a reembolsar despesas específicas, como o custo do transporte utilizado durante viagens de trabalho. As ajudas de custo ao transporte podem ser pagas de forma diária, semanal, mensal ou em outras bases definidas nos instrumentos de regulamentação coletiva de trabalho ou nas políticas internas da empresa.
As ajudas de custo devem ser concedidas apenas quando os trabalhadores têm despesas relacionadas a deslocações em serviço, e não devem ser incluídas na folha salarial nem ser acrescidas ao ordenado quando não há deslocações. Seu propósito é compensar as despesas adicionais resultantes das viagens de trabalho.
4. Qual o valor do km nas ajudas de custo?
Não existe uma legislação sobre as ajudas de custo específica para o setor privado. No entanto, é habitual as empresas privadas utilizarem como referência os valores tabelados para o setor público. Estes estão definidas através do Decreto-Lei nº106/98, de 24 de abril e o Decreto-Lei nº137/2010, de 28 de dezembro.
O decreto-lei define os valores de referência a serem pagos aos trabalhadores e os critérios para a sua atribuição. Já o setor privado usa habitualmente essas referências como orientação, mas não estão estritamente vinculados à legislação do setor público. Nas empresas privadas esses valores são determinados por instrumentos de regulamentação coletiva de trabalho, como convenções coletivas, acordos de empresa ou até contratos individuais de trabalho.
É importante que os trabalhadores consultem as políticas internas da empresa e seus contratos de trabalho para obterem informações precisas sobre as ajudas de custo no contexto específico do setor privado.
O preço a pagar por cada quilómetro de deslocação depende do meio de transporte utilizado pelo trabalhador: veículo próprio, veículo que não seja o automóvel, transporte público ou carro alugado. Nesse último caso os valores da ajuda depende da ocupação do veículo.
Os valores de referência praticados em 2023 que incidem sobre o transporte são os seguintes:
- Veículo próprio (automóvel) 0,36€ por quilómetro.
- Veículo próprio (não automóvel) 0,14€ por quilómetro.
- Transportes públicos 0,11€ por quilómetro.
- Veículo de aluguer (1 passageiro) 0,34€ por quilómetro.
- Veículo de aluguer (2 passageiros) 0,14€ por quilómetro.
- Veículo de aluguer (3 ou mais passageiros) 0,11€ por quilómetro.
Esses valores por quilómetro percorrido incluem as despesas eventuais de portagens e estacionamento.
5. Como automatizar o cálculo e reembolso de quilometragem
Calcular o custo da quilometragem das viagens de empresa pode ser um processo demorado e exigente em termos de recursos. No entanto, ao utilizar uma solução de gestão de despesas, como a Tickelia, é possível automatizar todo o processo de cálculo da quilometragem e solicitação de reembolso. Isso resulta em maior eficiência, redução de erros e conformidade com as políticas internas e regulamentações aplicáveis.
A plataforma pode ser personalizada com fluxos de aprovação multinível, de acordo com as políticas de gastos da empresa. Com isso, os trabalhadores podem introduzir todas as informações das viagens realizadas e solicitar o reembolso de forma fácil e rápida. Os responsáveis podem aprovar os pedidos de maneira ágil, economizando até 75% do tempo e evitando erros comuns relacionados ao trabalho manual.
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