Presente em 20 países, a Algeco disponibiliza mais de 220 mil módulos e conta com mais de 3000 colaboradores na Europa. Com um grande número de sistemas de IT/ERPs entre as várias unidades de negócio, a empresa sentiu necessidade de consolidar toda a informação proporcionando uma visão única, mais consistente e integrada a todos, independentemente do país em que trabalham.
A Empresa
A Algeco é uma empresa multinacional e líder mundial que, em 1955, inventou o conceito de construção modular. A Algeco comercializa espaços modulares prefabricados que dão resposta a uma ampla variedade de necessidades de negócios, soluções exclusivas para atender adequadamente às necessidades temporárias ou permanentes dos profissionais em todos os setores.
É uma empresa de serviços que aluga ou vende instalações standard ou personalizadas, temporárias ou definitivas, que dão resposta a todo o tipo de utilização: escolas, outros espaços de ensino e formação, centros médicos e de ação social, espaços complementares de ação médica e paramédica, escritórios, áreas sociais, vestiários, sanitários/balneários, refeitórios, postos médicos, armazéns, arquivos, portarias, entre outras. Na sua versão base servem ainda estaleiros de obra e eventos.
Embora a Algeco tenha produtos principais, os módulos/espaços prefabricados, ao longo dos anos tem diversificado e complementado a oferta: “Ao aluguer de espaços modulares juntámos os serviços 360, equipamentos e serviços complementares ao aluguer do espaço modular para que se disponibilize cada vez mais soluções chave-na-mão, completas, aos nosso clientes”, explica Carlos Cruz, Diretor de IT da Unidade de Negócios ENSE (Este, Norte e Sul da Europa).
Desafio
A Algeco tinha serviços de Business Intelligence, que estavam em plataformas com proprietários diferentes e em países diferentes, o que deu origem a várias versões da mesma verdade.
O desafio era, por isso, envolver todos os países e construir uma solução que pudesse garantir o mesmo nível de satisfação e resposta às necessidades que tinham com as diferentes plataformas de BI.
Na verdade, já havia um interesse interno em explorar as tecnologias emergentes que a Microsoft estava a lançar, onde o principal objetivo era entregar serviços de BI, e não apenas ter produtos de BI disponíveis.
Jean-Marc Varnet, Diretor de IT para a Europa, lembra que havia 11 países na ENSE com sistemas diferentes: “o contexto era muito diverso, havia falta de harmonização entre os sistemas e os processos de negócio. Foi então importante consolidar os dados de vários países num novo Data Warehouse criado para a unidade estratégica de negócios da ENSE. ”
Assim nasce o iAnalytics, uma solução analítica composta por tecnologias Microsoft que foram recomendadas e suportadas pela BI4ALL. “Responsável por vários países da Europa com diferentes sistemas ERP, o iAnalytics foi a resposta certa para obter todos os indicadores-chave de desempenho necessários para gerir o negócio e realmente tê-lo sob controlo. Isso ajudou-nos a aumentar a eficiência da força de vendas e VAPS (Valor Acrescentado de Produtos & Serviços), revela Angèle Brucker, Managing Director da Unidade de Negócios ENSE.
Embora a implementação tenha sido transversal a todos os departamentos, a reação dos colaboradores foi um dos desafios. As pessoas viram algo a ser mudado nos seus processos diários, que tinham de começar a ter em conta, mas que ainda não respondia a uma quantidade significativa das necessidades de reporting que tinham na altura. No entanto, estavam entusiasmadas devido aos reports que a equipa de BI estava a entregar.
Informação consolidada e acessível
Carlos Cruz reconhece que “o maior desafio foi efetivamente quebrar o hábito de utilizar outras plataformas e desafiar o existente. Na altura, era uma realidade país por país e com o iAnalytics, passou a haver a noção de particular e conjunto. Para mim, este foi o ponto mais forte”.
Outro dos desafios foi alterar a forma de pensar de alguns colaboradores de algumas funções, que até à data estavam a produzir reports em vez de estarem focados na análise de negócio. Essas equipas sentiram-se um pouco ameaçadas com uma perda de controlo sobre os dados granulares.
O Grupo da Algeco tem investido na aquisição de novas empresas e o iAnalytics mostrou-se também uma peça chave neste processo, que é sempre moroso e bastante complexo. Para os decisores do grupo da Algeco é muito importante obter a informação dos principais KPIs das novas empresas adquiridas, para poderem acompanhar o negócio juntamente com todas as outras empresas do Grupo, e foi aí que se fez a diferença.
Em cerca de 3/4 meses, o iAnalytics consegue fornecer essa informação relevante para os decisores, já alinhada com todo o universo de empresas do grupo, trazendo assim uma maior eficácia ao negócio.
O IT Diretor para ENSE fala-nos ainda de um outro aspeto: “a definição de métricas era diferente de país para país, como por exemplo a forma como medíamos as unidades em aluguer. Temos mais de 220 mil módulos para alugar por toda a Europa. UOR (units on rent), por exemplo, mede quantas unidades alugamos aos nossos clientes, sendo o nosso objetivo ter o maior número de unidades alugadas e o menor número de unidades nas nossas instalações. Mas este não era usado da mesma forma em todos os países.”
Benefícios
Para conduzir o negócio de forma ágil e com base num conhecimento sólido e integrado, a informação passou a estar consolidada num único sistema, o iAnalytics. Para Jean-Marc Varnet, o maior benefício foi ser possível “consolidar a informação proveniente dos vários sistemas ERP e gerar, harmonizar e capturar os dados dos vários sistemas operativos”.
Também Carlos Cruz concorda que “os benefícios são muitos e até difíceis de quantificar”. A solução foi uma mudança de mentalidade e uma mudança enorme para a Algeco. Aceder de todas as geografias às mesmas informações de uma forma simples e intuitiva traz valias significativas para todos.”
Melhor suporte à decisão e aumento da produtividade
A Gestão passou a ter acesso direto e uma visão mais ampla das informações, o que agiliza a forma como se conduz os negócios em todo o Grupo.
Segundo Carlos Cruz, “o suporte à decisão foi claramente melhorado. Os analistas de negócio economizaram tempo que antes era gasto na produção e manutenção dos relatórios existentes e agora podem focar-se na análise. Outra vantagem é que o facto de ter inteligência centralizada torna qualquer mudança num KPI imediatamente disponível para todos, reduzindo significativamente o tempo necessário para replicar a mudança em todos os relatórios e garantir uma boa qualidade dos dados e o mais rápido possível.”
Angèle Brucker realça que “o iAnalytics é muito intuitivo e fácil de usar. Quase se pode usá-lo sem qualquer formação. O iAnalytics é tão poderoso que, em combinação com o Excel, qualquer análise específica (personalizada) assente em desafios específicos, pode ser feita em poucos minutos. Mostra imediatamente onde estão os problemas e quais as ações corretivas que são necessárias. A título de exemplo, mostra rapidamente em qual setor de atividade estou a perder volume de negócio, quem são os clientes em risco do meu portfólio (com receita decrescente), se os preços dos meus Comerciais estão de acordo com as diretrizes, etc. ”
A Solução
Jean-Marc diz que “é uma vantagem competitiva real poder calcular e usar as informações dos vários sistemas transacionais: tal permite-nos conhecer uma tendência de mercado, avaliar o desempenho geral das vendas e conseguir monitorizar a penetração dos produtos no mercado. Aumentámos a nossa capacidade de reagir rapidamente na eventualidade de algo acontecer, em termos de qualidade dos serviços prestados ou preço, por exemplo.”
Em 2019, a Algeco decidiu alargar a solução a todo o Grupo, o que significa que, até 2022, serão eliminadas todos as soluções alternativas, portanto o objetivo é incluir todas as informações da empresa no Data Warehouse do Grupo e posteriormente ter todos os relatórios e dashboards construídos sobre essa base de dados.
O modelo de dados é a chave, suportado pela base de dados onde são armazenados os dados de todos os sistema fonte, assegurando a tão desejada SSOT (única fonte confiável) onde todos os reports do Grupo estão apoiados.
