5 razões para deixar de enviar correio registado
A mudança é sempre algo que nos deixa desconfortáveis. No entanto, quando falamos de digitalização, a mudança transporta-nos tipicamente para ambientes mais eficientes e de maior sucesso.
É assim no envio de mensagens, que foram transportadas do papel para o envio em formato digital. Mas… e quando é necessária evidência de entrega? Há alternativa ao correio registado?
Sim! A opção de envio de e-mails registados tem o mesmo valor legal que o correio registado simples e traz várias vantagens que o tornam ainda mais eficiente e muito mais seguro do que a alternativa tradicional.
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Entretanto, vamos dar-lhe já a conhecer os 5 motivos por que deve optar pelo envio de e-mails registados:
1. Tem prova do conteúdo enviado
Ao contrário do que acontece com o correio registado, na versão digital fica com o comprovativo do conteúdo efetivamente enviado. Cada vez que enviar um email registado ficará com um relatório em .pdf associado a esse envio, assinado digitalmente por uma entidade prestadora de serviços de confiança. Nesse documento é possível consultar o estado e extrair o conteúdo do email enviado.
2. Tem total rastreabilidade do processo
Enquanto no correio registado apenas tem conhecimento do momento de entrega de comunicação, no email o acompanhamento é completo. Num portal de consulta, é possível verificar se o email registado foi enviado, se foi entregue e, caso o servidor de email do destinatário o permita, é possível certificar a informação de que o email foi aberto.
Será ainda possível, caso o pretenda, fazer depender a entrega da sua mensagem da autenticação do destinatário. Esta funcionalidade permitirá corresponder legalmente ao correio registado com aviso de receção com entrega restrita ao próprio. Com este documento terá prova absolutamente irrefutável do recebimento das suas comunicações.
3. A entrega é imediata
Como em qualquer outro email, a entrega da mensagem é imediata o que, comparando com o correio registado, que demora vários dias a chegar, traz vantagens significativas. Estaremos, em muitos casos, a acelerar o processo em duas semanas, o que é um aumento de eficiência enorme com possíveis efeitos críticos em termos de receita se pensarmos em situações de cobrança, de notificação de alterações de condições, etc.
4. Tem custos menores
Um processo de correio registado implica o papel, a impressão, o envelope, a envelopagem e a expedição registada. Muito embora o email registado envolva necessidades de certificação e de arquivo muito específicas, o seu custo será mais atrativo do que o processo em papel.
5. Informação sempre acessível
Uma vez que a comunicação, assim como o certificado de envio associado, ficam arquivados digitalmente de forma segura, poderá aceder fácil e rapidamente sempre que necessitar. Seja para esclarecer uma dúvida, confirmar o cumprimento de requisitos de comunicação, para utilizar como prova em tribunal ou por qualquer outro motivo, a comunicação e as evidências estão sempre à mão.
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