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Como melhorar a comunicação em tempo de pandemia?

Os moldes de trabalho entre equipas mudou repentinamente com a pandemia em 2020. Há vários desafios e é possível melhorar a comunicação para ótimos resultados, tirando partido das ferramentas disponíveis também no contexto digital.

Melhorar a comunicação remota

O contexto em que vivemos coloca desafios extra a todas as organizações. Há várias condicionantes à comunicação efetiva e clara entre equipas, clientes e colaboradores.

A comunicação remota ganha uma relevância acrescida quando pensamos nas diversas formas pelas quais passamos a comunicar. Mensagens escritas, cadeias de emails, video conferências ou webinars, são alguns dos exemplos que passamos a explorar com frequência e outra atenção.

Para líderes e chefias é essencial garantir que a informação passa de forma eficaz mesmo à distância. Nesta nova dinâmica, as ferramentas digitais ganham destaque e há alguns conselhos basilares para manter uma comunicação remota fluída, relevante e eficiente.

1. Preparação é chave

Para evitar falhas numa comunicação, é essencial haver uma preparação prévia. Quando se organizam videocalls devem testar-se as plataformas a usar, garantir que a ligação à rede não tem falhas e que os materiais estão todos à disposição, assim como assegurar que o espaço e background são adequados e silenciosos.

Seja para uma apresentação, uma reunião comercial ou um follow up com a equipa gerida remotamente, tenha em atenção estes detalhes para que tudo decorra sem sobressaltos.

2. Escutar ativamente

A distância traz alguns desafios à atenção dos interlocutores, já que estamos mais suscetíveis a pequenas distrações e sem intenção podemos parecer "ausentes".

Para evitar estes problemas e melhorar a comunicação, devemos manter uma escuta ativa e olhar para a câmara no momento em que falamos para simular os "olhos nos olhos" de um encontro presencial.

3. Trabalhar a comunicação escrita

Para muitos profissionais, o trabalho remoto trouxe desafios acrescidos pelo uso exponencial que a comunicação escrita ganhou. Assim, torna-se relevante apostar no desenvolvimento da escrita em ambiente profissional, explorando técnicas e vocabulário que permitem passar a mensagem de forma clara e assertiva.

4. Confiança e assertividade

Trabalhar a postura e a expressão oral são essenciais para melhorar a comunicação à distância. Se em ambiente presencial já era notória a necessidade de mostrar confiança e assertividade na comunicação, remotamente estas skills ganham maior destaque.

Em qualquer cargo hierárquico é relevante dominar estes aspetos para uma comunicação eficaz.

Deve adotar uma postura e um nível de formalidade conforme o ambiente em que discursa. Também será importante trabalhar o seu discurso para que seja mais claro, assertivo e direto. Por fim, dê atenção à sua inteligência emocional e adapte-se ao público.

5. Storytelling como ferramenta

Se ainda não explorou o storytelling como ferramenta para as suas comunicações, este é o momento ideal. A arte de saber contar histórias tem o poder de conectar públicos pelo potencial de identificação, transformação e aprendizagem que traz aos interlocutores.

O storytelling pode ser muito relevante para conectar as equipas remotas, concretizar uma relação comercial à distância e aumentar o potencial persuasivo de qualquer comunicação.

Formação é essencial

Para alcançar todo o potencial de comunicação à distância, deve apostar-se na formação pessoal e das equipas. Confiar num parceiro de formação dedicado permite-lhe que haja uma clara identificação dos pontos fulcrais a trabalhar, potenciando a aprendizagem. Na Olisipo, trabalhamos precisamente no sentido de desenvolver essa formação à medida.

Através dessa identificação, é possível desenhar um plano de formação à medida das necessidades da equipa. Por um lado isto permite adereçar de forma eficaz as falhas a colmatar. Por outro, há uma melhor gestão de recursos de tempo, financeiros e humanos, uma vez que as formações propostas são as mais acertadas.

Com o investimento na formação das skills identificadas, as equipas evoluem e mostram melhores resultados, contribuindo para o crescimento da organização como um todo perante o mercado e clientes.