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Guia para a Gestão Digital Empresarial

Como a mais recente crise de saúde nos tem mostrado, vivemos no mundo em constante mudança. Ao mesmo tempo que tecnologias digitais aparecem e disturbam indústrias, as organizações vêem-se obrigadas a fazer grandes esforços para capturarem os benefícios destas novas tendências, de forma a satisfazer as necessidades dos clientes ou até simplesmente para não perder vantagem no mercado.

Todas as mudanças no mundo dos negócios como conhecemos atualmente forçam as organizações a adotar novas tecnologias. A Gestão da Empresa Digital pretende entregar um framework que assegura que os processos transformativos ocorram com tempo, elevada qualidade e segurança através de um conjunto de soluções de IT desenhadas para tornar as empresas digitais mais rápidas e otimizadas a todos os níveis.

Neste artigo, iremos mostrar-lhe os componentes de uma Empresa Digital passo-a-passo. 

Guide to Digital Enterprise Management

Primeiro, Agilidade Organizacional

Agilidade Organizacional traduz-se em valor comercial.

McKinsey & Company definiram o conceito de Agilidade Organizacional como a capacidade que uma organização tem para se renovar, adaptar e mudar rapidamente e com sucesso num ambiente turbulento de mudança. É uma capacidade fundamental para conseguir embarcar na transformação digital.

Ter agilidade é uma motivação para os trabalhadores que lidem com a mudança. Permites continuar a desempenhar o seu trabalho no seu melhor independentemente do desafio que enfrentem. Quando implementada, a agilidade pode traduzir-se em valor de negócio e numa autêntica vantagem competitiva.

Como atingir Agilidade Organizacional

A base para uma organização ágil inclui as Pessoas, a Cultura e os Processos. Para ser bem-sucedido na implementação da agilidade numa organização, os líderes devem sempre procurar criar e manter:

  • Liderança catalisadora;
  • Aprendizagem contínua;
  • Comunicação aberta;
  • Governance adaptável;
  • Busca pelo conhecimento e inovação.

Implementar agilidade através dos 5 pilares apresentados acima irá assegurar que a mudança é não só vista como algo que pode efetivamente ser gerido, mas também como uma oportunidade para revelar práticas que precisam de ser otimizadas através de novos métodos ou novas tecnologias. Mudanças podem ser simplificar hierarquias dentro das organizações, restruturar para minimizar burocracia e encorajar os colaboradores a tomar decisões.

Ao criarmos uma comunicação aberta e uma cultura de aprendizagem contínua, os trabalhadores começam a sentir que podem aprender, criar e partilhar o seu conhecimento; e é essencial que sejam reconhecidos por o fazerem. Trabalhadores ágeis são o combustível de muitas das mais inovadoras empresas atualmente.

Abordar a Gestão da Mudança

As organizações não mudam. As pessoas, sim. 

Segundo Sheila Cox da Performance Horizons, Gestão da Mudança Organizacional (GMO) assegura que os novos processos resultantes de um projeto são adotados pelas pessoas que esse projeto afeta. GMO guia a forma uma organização prepara, equipa e apoia os indivíduos para adotarem a mudança com sucesso.

Estudos mostram que há ações definitivas que podem influenciar as pessoas nas suas transições individuais. GMO oferece uma abordagem estruturada para apoiar indivíduos em organizações moverem de estados presentes a futuros.

A necessidade da Gestão da Mudança

A perpetua inovação da tecnologia tem resultado numa constante evolução do mundo do negócio. Fenómenos como as redes sociais e adaptabilidade móvel vieram revolucionar os negócios, e um dos efeitos é esta crescente necessidade de mudança, e, por isso, gestão da mudança.

Por si mesmo, Gestão da Mudança não aumenta vendas nem reduz custos, Em vez disso, aumenta a qualidade do trabalho de equipa necessário para a organização aceitar mudanças e operar de forma mais eficiente.

Tornar uma nova tecnologia disponível pode, e provavelmente vai interromper o fluxo de trabalho dos trabalhadores dentro de uma organização. Esta disrupção poderá levar a uma lenta adoção e inapropriado uso de novos sistemas. A GMO pretende reduzir o risco de que a introdução de uma nova ferramenta tecnológica seja rejeitada pela empresa.

Fatores para ums Gestão de Mudança de sucesso

Ter uma abordagem estruturada alinhada com as conquistas da implementação da nova tecnologia é fundamental para uma gestão da mudamça de sucesso. A metodologia da Unipartner para a gestão da mudança é a seguinte: 

  • Publicitar e dar a conhecer a nova solução, identificando os seus benefícios e funcionalidades;
  • Informar todos na organização sobre o calendário da implementação;
  • Educar e treinar novos usuários para saberem usar corretamente a nova tecnologia; 
  • Identificar e minimizar os pontos de resistência;
  • Monitorizar e avaliar o processo de gestão da mudança. 

Implementar Innovation Labs

Segundo o World Bank Group, inovar é encontrar e aplicar novas abordagens a problemas existentes e satisfazer necessidades. De um ponto de vista de desenvolvimento, inovação é uma nova solução com a capacidade transformadora para acelerar impacto e sucesso. Para conseguir inovar, empresas como a Microsoft, Amazon, Coca-Cola, e a Volkswagen criaram e implementaram Innovation Labs nas suas organizações. Também conhecidos como hubs, incubadoras e aceleradores, estes labs são unidades de negócio que utilizam os métodos de startups ágeis, com o objetivo de surgirem novas ideias para complementar a organização.

Explore como empresas conhecidas globalmente usam os seus Innovation Labs aqui.

Digital Enterprise Management – Innovation Labs

Os desafios de implementar inovação

O desafio básico e, no entanto, o mais difícil para as organizações relativamente á inovação é implementar um framework que garanta que as ideias possam ser transpostas para uma solução que satisfaça os 3 critérios seguintes:

  1. Uma solução desejável - uma solução que os seus clientes necessitam
  2. Uma solução viável, aproveitando os pontos fortes das suas capacidades operacionais;
  3. Uma solução rentável, com um modelo de negócio sustentável.

Para lá destes fatores, a inovação deve ser um processo inclusivo, onde toda a organização se junta para chegar aos mesmos objetivos propostos. Deve ser definido um modelo claro de Governance para que a jornada para a inovação não interfira com a realidade do seu negócio atualmente.

O ciclo de inovação deve ser corretamente definido e implementado, com todas as etapas alinhadas, para que haja eficiência no processo, evitando pontos de bloqueio que possam perturbar a credibilidade do ciclo.

A agilidade e o foco devem impulsionar as equipas envolvidas, e os resultados devem ser partilhados para que se possa estabelecer uma abordagem de melhoria contínua. Cada ciclo de inovação pode requerer ferramentas e recursos diferentes, mas as organizações que realmente pretendem permanecer competitivas devem alocar a sua pesquisa e recursos à implementação de mecanismos que garantam uma inovação contínua.

As peças chave para implementar Innovation Labs com sucesso

Innovation Labs de sucesso envolvem uma equipa estratégica e goal-oriented, que possa focar-se numa área específica que consiga criar desde um novo produto ou serviço até uma nova tecnologia ou modelo de negócio, para a empresa mãe. Paulo Cancela, Services Leader, da Unipartner, criou questões que as empresas devem perguntar-se a si mesmas quando criam um innovation lab:

  • O que significa inovação para a organização?
  • O que quer a organização atingir com a inovação?
  • Que inovações são necessárias?
  • Como chegamos às ideias?
  • Como identificar as áreas mais promissoras e transformar as ideias numa inovação bem-sucedida?

De forma a cultivar uma cultura de inovação, as organizações necessitam de assegurar que as iniciativas incluem toda a empresa e que há resultados mensuráveis, permitir a idealização e manter-se alinhada com a estratégia. 

Apesar do principal objetivo ser dar resultados à empresa mãe, o innovation lab deve tentar manter uma separação para com a mesma. 

"O mero facto de os trabalhadores do innovation lab estarem num espaço diferente daqueles que trabalham no negócio principal tem o intuito de promover a geração de novas ideias”

Treine a Arquitetura da Empresa

Efetiva e sustentável.

A Arquitetura da Empresa (Enterprise Architecture - EA) é um conceito de negócio utilizado para descrever a estrutura de uma empresa ou organização. Uma boa EA cria uma organização sustentável equipada para chegar aos objetivos do negócio de forma eficaz e sustentável. Através da EA, as organizações podem planear o uso eficaz de recursos de IT no desenvolvimento das suas estratégias.

"Para evitar a desintegração das empresas, o conceito de arquitetura de sistemas de informação está a tornar-se menos opção e mais necessidade"

John Zachman

Como estrutura o seu repositório em 7 simples passos:

  1. Ter Top Management Sponsorship - A Arquitetura da Empresa requere suporte do quadro administrativo para ser adotada efetivamente;
  2. Incluir utilizadores chave a todos os níveis e estabelecer governance que agilize as mudanças e as decisões;
  3. Definir princípios, práticas e ferramentas - estabelecer um quadro sólido com o apoio de ferramentas e processos;
  4. Manter o essencial - não trazer para a EA o que não se pode manter atualizado;
  5. Plan small to achieve big - definir os desafios que pretende ver respondidos com a EA. Definar prioridades e aborde uma de cada vez;
  6. Comunicar o progresso - abraçar a Gestão da Mudança como um elemento chave para a EA, principalmente a vertente da comunicação;
  7. Definir novas metas - aplicar governance e definir novas metas de produtividade.

Eleve-se a Enterprise PMO

Um Enterprise Project Management Office (EPMO) é uma função do negócio que opera num nível estratégico em colaboração com os executivos de uma organização. O objetivo é guiar, proporcionar Governance e processos uniformes para toda a organização.

Elevar o seu negócio a EPMO assegura o alinhamento estratégico entre objetivos do negócio e projetos executados.

Como ser uma EPMO

Digital Enterprise Management – EPMO Infographic

Be prepared, be agile, be bold – find a partner for your digital future.

[email protected]

+351 210 171 610

For further reading on the topic:

The Keys to Organizational Agility, by McKinsey and Company - link

What is Organizational Agility & Why is it Valuable? By Reflektive - link

What is Change Management? By Prosci - link

What is Change Management? A guide to organizational transformation, by CIO - link

Change Management, Wikipedia - link

The 3 As of Organizational Agility, by HR Executiv - link

Innovation Labs, by WeWork - link

What is an innovation lab and how do they work? Eco Consultancy - link

What are Innovation Labs and how can they improve development? By World Bank Group - link

What is Enterprise Architecture? By Orbus Software - link

What is Enterprise Architecture? By Forcepoin - link

What is an EPMO? The organizational key to project success, by CIO - link

The enterprise PMO as strategy execution office, by PMI - link