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6 razões para começar a usar software de colaboração o mais rápido possível

A vida corporativa não será mais como antes

A digitalização de empresas e processos já estava a acontecer em algumas organizações. No entanto, a Covid-19 acelerou devido à urgência das empresas continuarem a trabalhar durante o período de confinamento e bloqueio. Deixará de haver uma presença obrigatória no gabinete de pessoal para alguns cargos. As empresas entenderam que o trabalhador pode estar em qualquer lugar, desde que entreguem resultados e o que foi proposto na sua contratação e descrição do emprego. De facto, os empregadores devem desenvolver outras técnicas e processos de avaliação de desempenho, à distância, para que possam medir o que os seus colaboradores desenvolvem.

Home Office - Collaboration Anywhere
Home Office - Collaboration Anywhere

Em Portugal, por exemplo, onde a principal economia estava no segmento do turismo, os hotéis estão a adaptar os seus espaços para receber trabalhadores e oferecer as suas infraestruturas aos mais necessitados. É uma nova forma de receita para um sector que sofreu pesadas perdas ao longo da pandemia.

As empresas de representações, ou que tinham posições que não precisavam de ser maioritariamente backoffice, adaptaram o seu modelo e, com confinamento, criaram o hábito de trabalhar a partir de casa.

As grandes cidades que enfrentaram o congestionamento podem ter uma libertação do tráfego caótico, uma vez que as pessoas tornar-se-ão mais "nómadas" e terão o seu escritório central dentro de casa. Um alívio para o ambiente. Mais tempo que o indivíduo ganha, ou para dormir, ou para produzir mais.

Empresas e colaboradores viram que o trabalho remoto dá mais

Com a vida a ter de mudar a 360 graus, tanto os trabalhadores como as empresas tiveram de optar pelo trabalho remoto, ou a organização parava. Em tempos de crise, a criatividade dos gestores é da maior importância para salvar o negócio, ao mesmo tempo que otimiza os custos e continua a manter as operações. Assim, um trabalho remoto, que outrora poderia ser visto por algumas empresas, um benefício duvidoso, vem a ter outro entendimento, porque as empresas vêem que há uma grande poupança de custos, além de o trabalhador ter mais tempo para ele e para a família.

Os processos colaborativos são essenciais para que a empresa possa ter registos da operação por departamento e também os colaboradores possam desenvolver uma comunicação eficaz.

As ferramentas são muito intuitivas e fáceis de usar

As novas ferramentas de colaboração podem atender às necessidades de comunicação das empresas. A Hator Systems tem experiência em oferecer as soluções mais utilizadas no mundo: Cisco Webex, LogMeIn e Zoom. Cada um com a sua particularidade, mas totalmente adaptável a qualquer tipo de segmento.

Existem também sistemas de colaboração unificados que incluem pabx em nuvem, que incluem: telefonia, mensageiro, call center, relatórios. Tudo numa plataforma. Desta forma, as organizações são capazes de implementar soluções baseadas em software, pagas pelo utilizador e ainda obter atualizações frequentes, que são da responsabilidade do fabricante, e não têm que se preocupar em manter equipamentos físicos. Por isso, o mercado tem opções de empresas estabelecidas e com total segurança para que o trabalhador possa produzir remotamente, ou em trânsito, porque estas ferramentas também incorporam a facilidade móvel (acessível por telemóvel).

A era da Analytics permite que as empresas verifiquem o desempenho dos colaboradores através de ferramentas de colaboração

As soluções mais atuais trazem relatórios de utilização, conversas, grupos de trabalho, etc. Cada vez mais, as APIs são abertas e integram-se com outras ferramentas de RH, sendo possível gerir o desempenho do colaborador, mesmo à distância.

Mesmo sem adotar qualquer outro tipo de ferramenta, é possível fazer análise de desempenho por projeto, entrega, KPI's, prazos, objetivos que, ligados a uma ferramenta, enriquecem os relatórios dos colaboradores.

Sem fronteiras, mais flexibilidade

A era em que as empresas pediam aos empregados para trabalharem perto da morada do empregador terminou. Com soluções colaborativas, as pessoas já não têm de se deslocar todos os dias – uma cultura que deve e será adotada pela maioria das empresas, uma vez que a pandemia trouxe poupanças surpreendentes a empresas que não tiveram essa visão – pelo que não importará muito onde a pessoa resida. As tecnologias de hoje podem comunicar à medida que a internet chega a mais lugares e as pessoas são capazes de se familiarizar com as ferramentas, que já são desenvolvidas intuitivamente.

Baixo custo de aquisição

Um belo exemplo de baixo custo de aquisição é o momento de pensar na necessidade básica da empresa: comunicar com os seus clientes. As atuais plataformas unificadas, como referido acima, são baseadas no Software como um Serviço – o que diminui o funcionamento da empresa, ao mesmo tempo que trazem mais funcionalidades.

Não haverá mais espaços de receção grandes - é claro, haverá sempre exceções - espaços de receção. A hospedeira pode estar em sua casa, ou a empresa pode ter um sistema totalmente nublado, com encaminhamento automático de chamadas para que as chamadas possam chegar nos departamentos certos, evitando a perda de ligações. Isto a um custo muito mais baixo, ligando agências, escritórios e sedes mais rapidamente do que as infraestruturas de instalações que agora se tornaram uma coisa do passado.